Співпраця бібілотек із засобами масової інформації

Бібліотеки сьогодні не мислять свого існування без співпраці з засобами масової інформації: висвітлення своєї діяльності на їх сторінках, розповідей про кращих працівників, бібліотечні інновації, досягнення, успіхи, кращих читачів, цікаві заходи та події …

Для чого це потрібно бібліотекам?

• Щоб більше людей дізналось про нашу роботу
• Щоб отримати нових відвідувачів, спонсорів,партнерів
• Щоб вчасно донести нову інформацію про послуги бібліотеки
• Щоб про роботу бібліотек писали правдиву та повну інформацію
• Щоб стати популярним

Найголовніша перевага співробітництва бібліотек із засобами масової інформації пов'язана з можливістю одночасного звернення до широкої аудиторії, в т.ч. і до тієї її частини, яка бібліотеку не відвідує. Бібліотечна діяльність повинна бути прозорою. Це дає можливість підняти або підтвердити свою репутацію.

Як побудувати ефектні відносини з журналістами?

• Формувати та регулярно оновлювати базу даних ЗМІ.
• Знати особисто журналістів, що висвітлюють вашу тематику та контактувати з ними
• Запрошувати на події, що проводить бібліотека
• Надсилати прес-анонси, прес-релізи, експертні коментарі тощо,
• Надавати інформацію. Яка м. б. цікавою та корисною для журналістів (за запитом чи з власної ініціативи)
• Не боятися спілкуватись із журналістами ( давати інтерв’ю, брати участь у програмах тощо);
• Бути публічним (соціальні мережі, інтерв’ю тощо);
• Запрошувати ЗМІ до партнерства у проведені заходів, реалізації проектів тощо.

Бібліотекарі повинні знати, які газети видаються на території району або міста, який штат і хто редактор, засновник, хто з місцевих журналістів співпрацює з обласними або центральними виданнями, збільшуючи тим самим
можливості інформаційного охоплення.

ЗАПАМ’ЯТАЙТЕ ЗОЛОТЕ ПРАВИЛО: 
НЕ ЧЕКАЙТЕ, ПОКИ ВОНИ ПРИЙДУТЬ ДО ВАС – 
ІДІТЬ Й ЗУСТРІЧАЙТЕСЯ З НИМИ.

Форми подачі інформації в ЗМІ:

Прес-довідка - інформація про поточні заходи, наприклад, програми читання на літо, лекційні цикли, фінансовий звіт. Інформація надсилається регулярно у чітко визначені дні. Розраховувати, що на основі прес-довідки з'являться публікації, не слід. Сенс цієї форми роботи в іншому - стабільний потік відомостей позиціонує бібліотеку як надійного інформаційного партнера, сприяє налагодженню особистих та ділових відносин.

Прес-реліз (анонс, пост-реліз) - повідомлення, що містить важливу новину, наприклад, про майбутні презентації, зустріч, круглі столи тощо. Він готується в такому вигляді, щоб його можна було повністю або фрагментарно опублікувати. Розсилається за деякий час до події або надається під час прес - конференції.

Прес-пакет (медіа-кіт) - добірка ряду матеріалів з додатками і фотографіями. Його готують з приводу значних подій (перемога у конкурсі, ювілейна дата тощо), які привертають до бібліотеки пильну увагу ЗМІ. До прес-пакету можна додати матеріали історичного та архівного характеру, досьє, розповідь про учасників події, відгуки, фінансові викладки.

Прес-тур - форма подачі інформаційно-новинних матеріалів, коли журналісти запрошуються для знайомства з бібліотекою.

Бекграундер - інформація базового характеру, що не є новиною або сенсацією: опис профілю діяльності (місії), планів, історія закладу; зміст окремих документів; статистичні дані тощо. Бекграундер здебільшого роздається журналістам безпосередньо на заході. Він містить інформацію, що доповнює короткий прес-реліз та допомагає журналісту підготувати матеріал для свого видання.

Заява - короткий документ, покликаний оголосити або пояснити позицію книгозбірні з будь-якого питання. Може носити наступальний, оборонний характер або служити для попередження небажаних подій.

Інформаційний бюлетень містить виклад (перерахування) головних подій у діяльності установи. Його обсяг лімітується самим потоком новин. За періодичністю підготовки бюлетень може виходити щодня, раз на тиждень, місяць, рік.

Дописи. Запропонуйте цікавий, живий матеріал, концентруйтесь на вашій практичній діяльності.

Листи редакторам. Дуже корисний механізм для виправлення непорозумінь або неточностей у висвітленні діяльності вашого закладу. Тональність листа має бути спокійною, виваженою.

Соціальні оголошення/реклама. Дуже ефективно змінюють публічне ставлення до вразливих груп суспільства, допомагають надавати корисну інформацію людям у скрутному становищі.

Прес-реліз використовують для:

• Анонсу події
• Поширення інформації під час події
• Інформування про подію, що вже відбулася
• Інформування про цікаві нововведення
• Експертного коментування
• Спростування інформації

 Структура прес-релізу

1. Офіційний бланк, «шапка» установи
2. ПРЕС-РЕЛІЗ (Цей напис потрібен для того, щоб редактор з першого погляду вирізнив ваш прес-реліз з-поміж іншої кореспонденції)
3. Дата поширення прес-релізу (Якщо бажано побачити матеріал на сторінках газет найближчими днями, то під датою вкажіть: До оперативного опублікування. Якщо інформація в прес-релізі має, скажімо, характер "сюрпризу", то подайте редакторові інший "сигнал": До оприлюднення та опублікування не раніше ніж 14 липня 2014 року. )
4. Контакти (прізвища, імена, назви посад та номери телефонів працівників, які писали прес-реліз й можуть надати журналісту додаткові пояснення)
5. Заголовок (Одним реченням розкриває суть події чи новини)
6. Вступна частина (вріз) – розширений заголовок. Відповідає на питання  ХТО? (основні люди чи організації у повідомленні); ЩО? (новини, які мають дізнатися ЗМІ та читачі); ДЕ? (місце, якщо це подія); КОЛИ? (дата, день тижня, час); ЧОМУ? (чому це повідомлення є важливим
7. Основна частина – розширена інформація про подію. (В кінці тексту (нижче й посередині) поставте три зірочки — символ, що означає закінчення тексту: * * *)
8. Довідка
9. Фото (окремими файлами)
10. Відео (лінк на файл)

Логотип організації

Назва організації, адреса, номери телефонів, адреси електронної пошти, веб-сайту

ПРЕС-РЕЛІЗ

Дата прес-релізу

Контакти

ЗАГОЛОВОК

(бажано одним рядком)

ВРІЗ: ХТО? ЩО? ДЕ? КОЛИ? ЧОМУ? Найважливіша частина прес-релізу, що містить основні моменти повідомлення, стисло розкриває зміст майбутньої події

ОСНОВНИЙ ТЕКСТ: продовження та розвиток вступної частини. Не забувайте про цитати!

*   *   *

ДОВІДКА: додаткова інформація, якщо необхідно – статистика

Кілька порад щодо співпраці з журналістами:

• Пам’ятайте, що, в середньому, журналіст проглядає прес-реліз протягом 5 секунд.
• Заголовок пишіть великими літерами, намагайтесь умістити його в один рядок. Зробіть його простим та інформативним.
•  Основний текст має бути розвитком повідомлення, викладеного у вступі.
• Не використовуйте занадто багато статистики, уникайте спеціальної та бюрократичної лексики й абревіатур.
• Намагайтеся вкластися в одну сторінку. У жодному разі прес-реліз не повинен перевищувати дві сторінки.
• Додаткову інформацію довідкового характеру розміщуйте у примітках.

Коли надсилати?

• Прес-анонс – за кілька днів
• Пост-реліз – негайно після події
• Коментар – разі потреби
• Спростування – у разі потреби – негайно

Що зробити, щоб ваш захід зацікавив ЗМІ?

• Підготувати та надіслати в ЗМІ прес-анонс;
• Зателефонувати в редакцію,уточнити зацікавленість у події;
• За можливості залучити до події відомих/цікавих осіб;
• Акредитивати присутніх на події журналістів;
• Підготувати та роздати прес-реліз;
• Забезпечити фото- та відеозйомку;
• Підготувати та надіслати пост-реліз;
• Провести моніторинг та аналіз публікацій у ЗМІ.

Мониторинг ЗМІ

Назва видання

Кількість  публікацій/ рік

Назва публікації

Прізвище та ім’я журналіста

Контакти редакції

Примітки